【讀者投稿】

如何善用線上檢索──輸出檔的修飾實作

黎歷偉
(本校植病所昆蟲組)

摘要：本文旨在介紹如何部份刪除及修飾線上檢索後的輸出檔

一、前言

　　在進行線上檢索後，我們有時需進一步把檢索結果的輸出檔修飾。例如把多 餘的空行殺掉，把不需要的欄位(如翻頁符號♀或資料庫中內設不著的期刊代號 CODEN)刪除。雖然在輸出檔案時我們可要求指定欄位輸出，如只要題名、作者 及出處。然而我們總有事後孔明(例如傾錄結果時誤選欄位為ALL，回實驗室後才 發現)或後來改變主意，希望精簡資料的時候。但資料記錄數以百筆計，逐筆以 "人手處理"是一件教人抓狂的悶事！

　　一些書目管理軟體(Bibliographic software)也可把本文檔讀入後控制欄位的輸出 。不過殺雞焉用牛刀？用一些文字編輯器(text editor)或文書處理軟體也可達到相同 效果──本文就是以使用PC的書中仙軟體為例，介紹如何把線上檢索(例如CD-ROM) 的輸出檔中不需要的資料由"電腦自動尋找與刪除"，使方便閱讀及減小列印紙張時 的浪費。

二、工具需求

　　該軟體需有定義與執行巨集功能(Macro，即是可記錄並重覆執行特定處理過 程)的能力，使可"選擇性刪除"特定的欄位資料。

三、軟體比較

(一) PE2

　　這是台灣最流行的與倚天相容文字編輯器 (稱不上是文書處理軟體!)，巨集 是在指令行或PE2.PRO檔中定義，但每列的字數有不能超過255字的限制。且是 用人手按鍵的方式執行，故不夠聰明，若要執行 100次，就需按鍵 100次，可是 若按鍵不放按到檔末則有誤刪最後一筆資料的危險，故 PE2不適合多筆資料的檔 案修飾。

　　　　巨集例: 定義功能鍵F1=把摘要部份刪除
　　　　　　　　def f1 = locate/AB:/ [mark line]
　　　　　　　　locate/TI:/ [up] [up] [mark line] [delete mark]
　　　　　　　　代表意義:尋找摘要欄，將該列標記，尋找下筆的題名欄，往上
　　　　　　　　兩行(即到摘要的最後一行)，將該列標記，(即已把整個摘要標
　　　　　　　　記)，把標記刪除。

(二) PE3

　　國人自行修改的PE3，仍是一個文字編輯器，巨集定義沒有了 PE2的每列字 數不能超過255字的限制。不過仍沒有Macro Recorder，自己寫巨集是很累的事 情！功能不怎麼樣，個人認為比不上書中仙好用和聰明 ；最教人反感的是付錢 買的原版軟體竟然到一定時間就需去更換新版，否則不能繼續使用 ，有夠麻煩 兼小家子氣！也許有些軟體商的心態有待調整！

(三) 書中仙 (HE, Hyper Editor)

　　與 PE2「完全相容」的文字編輯器 ，大部份按鍵都維持一樣。書中仙有一
個比 PE2 聰明的 Macro Recorder(與Microsoft Windows、Word和Excel的Macro Recorder 類似，有點物件導向的味道)，可如錄影機般的把用者的「按鍵過程記錄再重覆 執行」，故威力驚人！按數個鍵即可輕鬆的刪除數百筆資料的欄位。筆者目前使 用的版本是較舊的2.20.42 ，是銳士公司"無限授權"台大使用的合法軟體(參閱台 大電子計算機中心通訊82年4月號 pp.32-33)。書中仙的近親軟體則有漢書和芙蓉 仙，使用上都差不多。雖然漢書不斷有新版(最新是4.0和Windows 版)，不過在巨 集的處理上沒有甚麼分別。

(四)Word for Windows

　　提供功能更強的巨集。(Macintosh 的 Word 則沒有巨集，可憐的MacUsers...)。 在menu bar的工具選項下有錄製巨集、執行巨集、編輯巨集，除可"錄影"般的錄 製巨集外，也可用編輯巨集項修改之，其語法像 QuickBASIC 有IF-THEN、FOR- NEXT迴路、字串函數等較複雜的條件控制。(據說新的Word首創使用Word BASIC， 使巨集的功能更有擴充性。) 由於其錄製與執行巨集和書中仙的Ctrl-R、Ctrl-P 原理相同，故在此不敘。Word較書中仙方便的是巨集可存檔，供以後重覆使用。

四、書中仙實務

(一)巨集主要按鍵:

記錄巨集(按第一次開始，按第二次結束，螢幕下的R字代表記錄中)....Ctrl-R
執行巨集(重放所記憶的按鍵過程).................................Ctrl-P
重複巨集("多次"執行巨集).......................................Ctrl-X

(二)一個典型的(巨集)過程: 

  ┌─ Ctrl-R (begin Record macro，開始記錄)
  │     ...
  │     ... 用者要重複的按鍵過程
  │     ...
  └─ Ctrl-R (end Record macro，結束記錄)
       Ctrl-X (eXecute macro，重複巨集)
       Ctrl-P (Play macro，執行巨集)

　　註:Ctrl-X與Ctrl-P的分別在於Ctrl-X是"多次"執行巨集，輸入欲重複次數後仍 　　　　要按Ctrl-P；Ctrl-P代表執行巨集一次。

(三)工作原理: 標記 -> 刪除

　　修飾巨集的內容: 尋找特定字串(Search string)(通常是欄位的縮寫)，將其標 記起來(Mark line)，再尋找另一特定字串 (Search string)，又將其標記起來 (Mark line)，把標記段落刪除(Delete Mark)。重覆以上巨集。

配合其它編輯鍵使用:

　　尋找字串　　　Alt-S (Search string)
　　取代字串　　　Alt-R (Replace string)　選項*=連續尋找 -=由游標往上找
　　繼續尋找/取代 Alt-N (Next string)

　　註:Alt-S與Alt-N稍有不同，Next是繼續尋找字串，速度較Search快。在同一巨 　　　集中，尋找/取代單項字串時可用。

　其它鍵:
　　Alt-M=Move；Alt-C=Copy；Alt-L=Mark Line；Alt-D=Delete Mark；Alt-J=合併 　　下一行；各游標鍵；Enter鍵(開新行)；Ctrl-Tab=左移一個tab；Alt-Tab=右移一 　　個tab。

　應用層面:
　　除刪除欄位外，也可進一步修飾檔案、搬移欄位(如把出處搬至題名前)， 　　或把兩行合併。

(四)例子:

1. 假設有一個輸出檔有以下欄位: AU:,TI:,SO:,CS:,LA:,PY:,DNAL:,AB:

2. 目的:現在只要作者、題名、出處和語言即可，其它的全部刪除。

3. 方法:

  1. 先把所有CS:列刪掉→Alt-S，輸入CS:，Options選E代表Exact，分大小寫。
    • Ctrl-R (開始記錄)
    • Alt-N (找下一個字串)
    • Alt-L (整列標記)
    • Alt-D (刪除標記列) (因只刪一行Alt-L和Alt-D可用Ctrl-←代替)
    • Ctrl-R (結束記錄)
    • Ctrl-X，輸入欲重覆次數，可輸入一個超過實際出現次數的數值，例如
      1000。(若要知道真正的字串出現次數可在Search時Option選*)
    • Ctrl-P (執行巨集)

  2. 再把PY:至AB:整段刪除
    　→因首尾分別尋找兩個不同的字串，所以不能單純的用Next找，須在巨集中 　　分別尋找。
    • Ctrl-R (開始記錄)
    • Alt-S，輸入PY:，Options選E
    • Alt-L (整列標記)
    • Alt-S，輸入TI:，Options選E
    • 按2次↑ 因PY:後的TI:即是下一筆資料的題名，按2次↑使往上兩行，即
      到達摘要欄的末行。
    • Alt-L (整列標記)
    • Alt-D (刪除標記段) (把PY:至摘要欄的末行刪除)
    • Ctrl-R (結束記錄)
    • Ctrl-X，輸入欲重覆次數
    • Ctrl-P (執行巨集)
　　註:輸入尋找字串時務必輸入完整的欄位字串，例如TI:，不要忘記有冒號， 　　　否則電腦可能誤找到內文中字首為TI的字而出現誤刪情況。

五、答客問

(一) 問:書中仙的巨集可否存檔?

　　答:好像不成!誠美中不足處!所以最好是每次處理一批檔案，可省重覆輸入 　　　按鍵的時間。

(二) 問:不同版本的巨集指令有否不同?

　　答:在3.0版本中，原來的定義改稱為巨集，但是其所謂的巨集檔實為定義檔， 　　　性質較像片語，與本文所說的巨集略有不同。有關巨集的其它指令(例如 　　　Alt-F7代表移到編輯區，等於PE2的[cursor data])可按F1在menu中選help 　　　看有關巨集的部份。

　　小技巧:在進入書中仙時HE *.*，可馬上顯示目錄，選擇檔案按Enter即可，不用 　　　　　鍵入檔名。

六、結語

　　本文只是以書中仙為例說明，聰明的讀者看到以上的例子當自能舉一反三， 在其它具有巨集功能的軟體完成相同的修飾工作。巨集這個小工具是要親身用過 才能夠瞭解個中技巧，子曰：「知不足，然後能自強也；知困，然後能自省也」。