【書目管理軟體的介紹(上): EndNote Plus篇】

黎歷偉
植病所昆蟲組

　　本文簡介書目管理軟體的基本功能。此期先介紹EndNote Plus，下期 再介紹ProCite、Shareware的Refs和國人自製的REFKA。

一、前言

　　這是一個資訊爆炸的年代。由於全世界的研究人員和科學家增多了， 加上"publish-or-perish"的遊戲規則，促使研究報告和期刊的數目暴增。 因此當代的科學家愈來愈不易為了──研究報告猶如恆河沙數，辛苦的檢 索完CD-ROM，再好不容易把相關的研究報告"看過"(卻老是"看不完"!)， 自己寫研究報告引用時又要大費周章：人手作文抄公，把文獻的書目資料 搬字過紙，既沉悶又易出錯。用文書處理軟體的copy和paste，雖然快速， 卻仍不能處理不同期刊要求不同引用格式的問題。而且科學家的時間愈來 愈寶貴，面對龐大的文獻資料量，最好借助的mass storage工具。

二、甚麼是書目管理軟體?

　　「書目管理軟體」就是Bibliographic software。據英文字典所載， Bibliography此字有三含意：目錄學、著作目錄和參考書目，有時簡稱書 目；在本文均指參考書目之意，相當於引用書目Citations或References。

　　Bibliographic software此詞本應直譯為「書目軟體」，但似乎信而不達 ；若譯為「書目資料庫軟體」則易與商業的書目資料庫如Compendex混淆； 所以本文暫譯為「書目管理軟體」，因它的功能就是供研究人員管理書目之 用，而且這一類型的軟體有時也稱為 Personal bibliographic management system。

　　書目管理軟體的主要功能是：建立並維護個人的書目資料庫 (Personal
bibliographic databases)，使用者在輸入書目資料後，可按記錄中有內容 的欄位進行檢索，例如用關鍵詞、作者、標題等以布林邏輯查詢記錄，並有 資料庫的一般管理功能如排序、增刪記錄等。這種個人研究領域的文獻資料 庫，無論在寫研究報告要引用、翻查文獻記錄的書目資料、或上課開書單嚇 學生時均很方便。在累積至很多筆記錄時，與查CD-ROM無異。

　　輸入方面，一般是由使用者從鍵盤輸入；功能較佳者則可直接把檢索結 果的輸出檔讀入，不用人工修飾；不過有些軟體(例如Reference Manager和
Mac版的EndNote Plus)會把此功能當作選購的模組來賣。部份軟體並可把資 料轉換成其它書目管理軟體的格式，方便資訊交流。

　　部份書目管理軟體更有一種較高級、人性化的功能：Bibliography maker。
使用者在文書處理軟體輸入文件後，書目管理軟體即會找出文中引用到的文獻 在資料庫中對應的記錄，在文末「自動產生參考書目」。所以不怕有列出的參 考文獻在文中沒有被引用到，或漏列有引用到的參考文獻的問題。通常這類書 目管理軟體都可讓使用者修改個別期刊要求的引用格式，使之假如投在 Science
被退稿時，只需兩個動作就可把引用格式轉換，即可再投Nature去！:)

　　因此對於有生產力的研究人員，書目管理軟體能減輕文書工作量、加快產 生研究報告的速度；不過巧婦難為無米炊，若使用者本身沒有題材也是徒然。

三、目前有那些書目管理軟體?

　　有人自然會想到自己編寫書目資料庫程式，不過那是很煩瑣、說易行難的
事情──既要考慮各種data type和query，又要兼顧和其它database格式的相容 性問題。目前已有很多公司專門研發這種軟體，功能愈來愈完備，所以自己寫程 式不如花點錢，買軟體回來用來得乾脆方便。

　　目前較流行而著名的書目管理軟體主要有: EndNote Plus、Pro-Cite、 Reference Manager和Refs。其它常見的尚有: WinRefer、REF-11、PAPYRUS、AUTOBIBLIO、 REFSYS、REFKA(國人自製的)、SciMate(目前已停止銷售)和UNIX-refer。

　　曾經出現過而目前較少聽到的軟體也有很多，例如：Bibliophile、BiblioStax、
Citation、Get-A-Ref、RefMenu (Neal, 1993)；askSam、Notebook II (Lundeen,
1989)；REF-ED、Bibliographer、Martz-Bibliofile、Archivist、Xitat(Bryant &
Wimpenny, 1989)；CARDCAT (Byers, 1991)和DMS 4 CITE。使用機種從Z-80的CP/M、
IBM PC、Macintosh到UNIX、VAX/VMS都有，琳琅滿目。

在價格方面，可參考下表：

軟體名稱 價格
EndNote Plus NT$8217
Pro-Cite NT$13035
Reference Manager NT$11517
(以上國內價格為「訊華之友」的報價，
詳情可洽台北市訊華股份有限公司，
當然直接在國外購買會更便宜。)
Refs shareware (註冊費用￡30)
REFKA NT$1000A

　　由於目前筆者只用過其中的數個軟體，所以不敢對各軟體的功能遽下評論。以下
先介紹 EndNote Plus的基本使用，下期再介紹ProCite、Refs和國人自製的REFKA。
至於目前較流行軟體的功能剖析請參閱Neal(1993)和Walker & Choate(1994)的比較。

四、EndNote Plus的基本使用

　　由於筆者個人認為Macintosh的工作環境比Windows的更簡單方便，而且 EndNote非常容易使用，檔案結構較另一元老級書目管理軟體ProCite來得單純， 且其相容性也不錯，所以在此先介紹Macintosh版的EndNote Plus。

　　EndNote Plus是美國Niles & Associates公司的產品，目前的版本有PC的DOS 版和Macintosh版；據Internet消息，PC的Windows版已在測試階段，相信很快就 會推出。筆者目前使用的版本是1990年的EndNote Plus v1.0。

●工作原理

　　 EndNote Plus的使用手冊副標題是Enhanced reference database and
　　 bibliography maker，可想而知它的賣點是有兩大功能 :

○Reference Database

即是Bibliography database，書目資料由使用者鍵入後成為資料庫中一
　　 筆一筆的記錄，可供檢索查詢、儲存和進一步的管理，原理如下圖。
　　 請參見館訊

○Bibliography Maker

　　上文已述及，書目管理軟體會在文中引用到的文獻找出在資料庫中對應 　　的記錄，在文末「自動產生參考書目」。在EndNote的步驟如下:

1. 產生temporary citation


(1)在文書處理軟體Word，cursor停在欲加citation處。
(2)在EndNote Plus，SELECT其中的reference記錄，COPY。
(3)在Word，PASTE，即可產生有括號temporary citation的文件。


2. 產生bibliography


(1)Word檔中須已有temporary citation。
(2)在EndNote Plus的Menu，Paper選Open Paper，選Word檔。
(3)在EndNote Plus的Menu，Paper選Format，選另一檔名，參考書目即會在
   該檔中產生。

●名詞解釋

在EndNote Plus，有些用詞可能與直覺的不一樣，先在此解釋：

Library 即database，在EndNote而言是一種檔案格式
Reference Type 參考資料的型態(如journals article, thesis)
Styles Bibliography Styles參考書目的引用格式

●畫面範例

○Reference Database

下圖是一個含有3筆記錄的資料庫內容: 請參見館訊

下圖是EndNote Plus資料庫其中一筆書目記錄 : 請參見館訊

○Bibliography Maker


(1) 在Word文件中，在要引用處以PASTE的方法產生Temporary citation
   (下圖範例中有方括號者) : 請參見館訊


(2) EndNote Plus在Word文件的檔末，產生參考書目的結果 (注意temporary
    citation已轉為正式引用的格式): 請參見館訊
由此可見，利用EndNote Plus配合文書處理軟體來寫研究報告簡直是易如反掌！

●檔案結構

EndNote Plus的檔案結構非常簡單，只有下列幾個檔案；當然最重要的就是 Library檔。

主程式檔 期刊縮寫檔 引用格式檔案夾 Library檔(資料檔)

●檢索結果的輸入

　　書目記錄一般是由使用者逐字鍵入，可是如果資料量很大時(例如有數百 筆記錄)，人手鍵入既麻煩又易出錯。那麼此時我們就可使用EndNote Plus的 專用輸入軟體：EndLink，把線上資料庫和CD-ROM檢索結果的輸出檔案直接輸入。 在PC的DOS版，EndLink是隨EndNote Plus一起來的(也不曉得算是買或是贈!)。 不過在Macintosh版則需單獨購買，且索價US$99！

　　由於EndNote Plus支援Pro-Cite、Refer和BibIX資料庫格式的輸入和輸出。 所以筆者就想到"避重就輕"、用半手動的方法來省那US$99：用文書處理軟體
(如Word等)把欄位縮寫轉換為Refer/BibIX的格式輸入(用FileMenu的Import)，
例如： AU: Bart Simpson 轉為 %A Bart Simpson。如此即可將檢索結果直接
輸入成EndNote Plus的Library檔。

●結語

以上只是簡介EndNote Plus基本的使用，有關詳細使用技巧還得參閱該軟
體的使用手冊(Niles & Associates, Inc., 1990)。

＊誌謝＊
感謝植病系吳文哲教授及洪淑彬教授對本文提供寶貴意見。

＊參考文獻＊
Bryant, T.N., and J. W. T. Wimpenny. 1989. Computers in Microbiology.
　　 IRL Press, Oxford. 214 pp.
Byers, J. A. 1991. CARDCAT: a scientific reference manager for IBM-
　　 compatible personal computers. American Entomologist 37(4):
　　 240-242.
Lundeen, G. 1989. Software for managing personal files. Database
　　 12(3):36-48.
Neal, P. R. 1993. Personal bibliographic software programs- a
　　 comparative review. BioScience 43(1): 44-51.
Niles & Associates, Inc. 1990. EndNote Plus Manual. Niles & Associates,
　　 Inc., Berkeley, CA. 216pp.
Walker, T. J., and P. M. Choate. 1994. Inputting CD-ROM records- a
　　 comparison of bibliographic software. BioScience 44(4): 269-271.

＊更正啟事＊
上期「西遊記──參觀香港兩所大學圖書館有感」一文中，科大OPAC的domain name應為ustlib.ust.hk，而不是ustlib.ust.lib。若有讀者因此而連不上線，謹在此致
十二萬分的歉意。