大學圖書館 第一卷第二期 第2-3頁

社論:因應變遷----大學圖書館再生工程
Facing the Changes:Reengineering in University Libraries
邱婉容

  自十九世紀以來,組織的結構皆是依據亞當史密斯的國富論,以業務或專業分
工,雖然近數十年來,組織曾採用一些管理策略來局部改變組織結構以因應時代的
變遷,以增加產能或提昇服務,但效果不彰·1990年麥可漢默(Michael Hammer)
於哈佛商業評論(Harvard Business Review)發表文章,提出再生工程(reengineering
)的觀念,強調必須應用現代資訊科技,徹底的(rad i cal)重新設計作業流程(
proc ess),以便對用以考量績效的因素如成本、品質、服務及速度等做大幅度的(
dramatic)改善,才能因應急速變遷的時代。

  圖書館與其他組織同樣處於這個變動的時代,而大學圖書館,由於大學環境中
校園網路的發達及讀者因教學研究而對資訊迫切的需求,使得大學圖書館比其他類
型圖書館受到更大的衝擊,如校內讀者對圖書館服務的期許愈來愈高,期望圖書館
能提供更多、更快速、更高品質及更個人化的服務,但圖書館的人力資源卻無法增
加;大學的預算逐年刪減,但書刊資料的成本卻逐年大幅增長;面對整合性自動化
系統等新科技的引進;面對由於校園內網路及電腦設備的普及,引發讀者對電子出
版品的高度需求及改變讀者的資訊尋求行為;館員希能獲得授權,參與決策過程;
及館員希能在工作上獲得成就感等·大學圖書館在面對這些外部及內部的挑戰及需
求時,有感於需要在作業流程及組織結構上進行徹底的改變,亦開始採用再生工程
的觀念,從整體的角度來探索解決的方式,以將圖書館改變為一個具彈性及效率,
能迅速回應各種需求的組織。

  目前已有許多大學圖書館應用再生工程的概念將其組織予以徹底檢討,加以變
革,而組織重整的類型亦呈多樣化·某些圖書館將整個組織結構徹底的改變,或秉
持讀者導向的理念,將傳統依業務分工的組織改變為依學科/讀者類型分工的小組
(team),讓專業館員兼負技術及讀者服務的業務;或將非專業工作(如抄錄編目)
獨立成一業務單位,而將其他專業工作整合為依學科/讀者類型分工;又或將傳統
層級化組織重整為扁平式組織以使館員獲得授權,加速決策過程,以提供較快速的
服務·某些圖書館則對組織的部分結構進行改變,或將技術服務的某些單位合併;
或將技術服務改為依學科劃分,每個學科單元皆提供讀者完整的技術服務·某些單
位則將圖書館與電算中心的組織進行不同程度的整合。

  大學圖書館將組織再生工程應用於組織的種種措施,反應出再生工程的觀念已
在大學圖書館界獲得熱烈的回應,但圖書館不應只為實行再生工程的理念或順應此
趨勢而執意執行組織的再生工程,一定要組織本身有此需求再予進行·而且圖書館
在採用此觀念進行改變前,必需充分了解組織變革的原因為何?目的為何?功能為
何?同時亦不能預設何種組織結構必定最好,最正確,大學圖書館的組織結構必須
源於組織的需求,反應出所屬大學的發展方向及重點,並配合圖書館人力資源的特
色及技能。

  圖書館再生工程是一項需詳密規劃並投入極多人力與時間的計劃,在整個進行
過程中,獲得館員及大學相關人員的充分參與及認同、進行館員教育、了解及分析
現存的組織文化並予以利用進行組織再造,及再生工程完成後,領導的技術等,皆
是影響再生工程計劃能否成功的要素,亦是圖書館在討論此主題時,需思考的課題。

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