本校有國內最優秀的師生，在臺灣的學術界居執牛耳的地位，此外在教育行政、社會運動、學生運動方面都走在改革的先端。這些珍貴的成就、寶貴的經驗、傲人的傳統，應該藉由史料一代代的傳承下去。六十週年校慶，陳明哲校友在主編校慶特刊“榮耀與分享”之後語重心長的指出四點校史警訊（註1），然而學校在經過十年的成長，依舊無多大改進。其中疾呼在耆舊凋謝之前完成校史查訪求證的工作，年復一年，只有更難達成。值此圖書館搬遷新館，學校亦籌設大學博物館之際，關於負責本校校史檔案收集、整理及提供使用的組織單位定位與權責，亦應一併進行考量才是。而國內探討該議題的文章並不多見，因此筆者便擬粗淺地介紹大學校史檔案館（以下簡稱大學校史館）的管理，若有謬誤之處，尚祈同道先進不吝指正。

　　大學圖書館是大學的心臟，它提供全校師生教學與研究所需的資料，評鑑一所大學的良窳，圖書館的館藏、服務、館舍及設施已列入評量的重點，圖書館在大學的重要性已是不容置疑。然而大學校內另一館藏單位──校史館，其目的在庋藏校務檔案、校產史料，以供行政諮詢、校史教學與研究之用，在國內則普遍不受重視。許多學校並無專職單位典藏，任憑校史資料散落各處；或雖闢一專室收藏校史資料，但卻被動收藏、靜態陳列，未採用圖書館學與檔案學的專業技術整理與分析所藏的校史資料。而大學校史館在大學的學術及行政環境中究竟該具有什麼功能，扮演什麼角色，才不至受到大學的忽視？美國早已體認到大學校史館的重要性，Society of American Archivist於1979年擬訂了Guidelines for College and University Archives，在此以其條列的核心任務來約略回答該一問題：（註2）

1. 鑑定、蒐集、組織、編目、保存大學的歷史、財務、行政方面的文件記錄，並提供利用。
2. 提供足夠的設備以保存並維護大學歷史記錄。
3. 進行校史資料的資訊服務，協助校務的推動。
4. 做為激發或培養創意教學與學習的資源場所。
5. 提供師生們學術研究所需的校史資料，並促使校史資源廣為利用。
6. 激發師生們對大學的起源、成立的目的及目標等的認知，及加強其對目前校務發展的了解。
7. 對大學歷史檔案資源提供有效的管理。

　　1989年Dorothy T. Frye針對美國84所政府捐贈土地（land-grant）的大學校院校史館進行研究，計有55所學校回覆在校內設有校史館，其中5所學校其校史館是獨立的行政單位，校史館隸屬於圖書館計46所，歸博物館管轄的有1所，其他情況的3所。此外在館舍位置方面，有獨立館舍者計3所，位於圖書館內者47所，在其他校舍係5所。（註3）國內的情況則可透過國立彰化師範大學於民國80年6月間針對國內十一所設有校史館（室）的大專院校所進行的調查訪問，大略了解到校史館的管理單位主要有祕書室（7所）、圖書館（3所）、博物館（1所）。（註4）單就行政組織這點看來，美國與國內的情況是大不相同。Guidelines for College and University Archives對於大學校史館的行政組織定位的建議如下：（註5）

　　至於大學校史館人員安排方面，Guidelines for College and University Archives建議無論大學校史館的規模大小，皆需要一位全職且專業的負責人。該名主任校史館員須具有嚴格的檔案學專業訓練，且對學術研究方法有豐富的經驗，此外不但能有力處理與校內行政人員、教授、學生、校友，以及社會大眾的關係，同時亦可與之合作愉快。至於其他輔助人員，如：助理校史館員、祕書、事務人員、工讀生、義工等，則視業務量、服務項目、館舍佈置等，而做不同的安排。（註6）

　　大學校史館收藏的資料不外乎是與校史有關的資料，而構成校史最權威的資料便是公文檔案，除了這些官方的公文書之外，大學校史館更應收藏校園內各個社團及團體的出版物、文件，以及個人文稿，以超然的立場維持入藏史料的正確性、權威性與客觀性。以美國University of Pennsylvania的University Archives and Records Center為例，該校的校史檔案依其產生及利用的歷程，約略可分為三階段，資料在各階段具不同的屬性，亦由不同的單位負保管責任：第一乃尚在會辦中的公文（active records），由辦文的相關單位負責保管；第二類是處理完畢的公文（inactive records），移轉至Records Center做有限期的保管；第三類係經鑑定具永久保存價值的校史檔案（archival records），再移至Archives庋藏處理，以供日後研究之用。（註7）

　　目前國內大學校史館的機能，大約限於陳列具有歷史意義與學校發展歷程有關的各類物件，供學校師生及貴賓參觀之用，甚少收集公文類的資料，特別是國立大學屬於政府單位，公文由總務處的文書組收藏。陳列內容琳瑯滿目，但是大同小異，計收藏歷任校長相片資料，教師著作學報、會刊、社團刊物，課程標準、綱要，國際合作協議書、紀念品，校產文件，舊有校名、系館名牌，分層負責明細表，系所院簡介，相（圖）片，組織規程，發展計畫，畢業紀念冊，獎杯（牌），模型，校區配置圖，預算報告書，校旗，校歌，附屬學校資料，文字敘述、統計圖表，簡史，大事記，校徽，校訓等。（註8）國立清華大學圖書館校史室在民國84年一份建議秘書室收集的校史資料，頗值得參考：1.剪報：凡與該校有關之報導。2.校務發展概況：例如校務會報等的紀錄。3.校長之更迭。例如：a.前任校長去職之原由。b.如何產生新任校長。暨現任校長之重要事件記錄（可採大事記方式）4.該校之條例、規程或組織機構之變動。5.系所增加之情形及系所概況。6.教師任聘、變動之情形。7.學校經費分配狀況：包括經常門、資本門。8.本校概況。9.有關學校建築之設計建築師、籌備、破土、施工及落成啟用情形，並收集學校建築之照片。10.本校之出版情形及出版物。11.學生課外活動紀錄：球類競賽或其他體育比賽、梅竹賽。12.學生運動。例如：a.校內發起簽名運動、表達反對某項決議。b.校外大規模的學生運動。13.該校舉辦的各項藝文欣賞活動。14.學術活動：a.國際性會議。b.知名學者來訪、演講。15.名人來訪。

　　William J. Maher認為各大學因公私立型態、規模大小、歷史歲月與重要性之差異，以至校史檔案在種類及範圍上有所不同，但一般大學校史館庋藏資料的核心應不出下列各類：（註9）

1. 大學成立的憲章（charter）、法令（statute）、法定文件（legislative documents），以及日後影響大學使命及任務的立法文件或其他權威文件。
2. 校方行政管理單位（如：校務會議、董事會會議）的會議議議程、會議記錄，及會議文件等。
3. 教授、學生事務會議（如：教師會、學生會）的會議議議程、會議記錄，及會議文件等。
4. 校長、三長，及其他政策制定者的重要公文信件（correspondence）、辦公室文件（office records），以及有關學術及行政方面正式出版與未出版的年度報告。
5. 學生的學術活動記錄。
6. 預算、財務報表。
7. 全校課程表、學位授予法，及記載校務宗旨等的小冊子。
8. 全校教職員生的及校友會通訊錄。
9. 校方、教授、學生團體及社團的出版刊物。
10. 所有其它因行政、教學、學術研究、學生活動而產生的正式出版品，雖然大部分在圖書館皆有收藏。

　　而Guidelines for College and University Archives另有一條特殊的建議：若大學未設有博物館，則原應於博物館收的與大學歷史有關的文物（artifacts），大學校史館亦應一併收藏。（註10）

1. 校史文物，如：校旗、重要競賽的獎杯、校園模型等。
2. 具有高度校史價值的公文檔案，如：臺大校歌作詞譜曲往來公文，臺大哲學系事件調查報告的完整檔案；至於一般公務上的例行（housekeeping）公文檔案不在此列。
3. 公務性質的出版品，例如：學生名冊、課程時間表、大學概況、預算決算報告、重要會議記錄等。
4. 記錄大學史事的一般出版品，如：臺大五十年、芝蘭：臺北帝國大學預科創立五十週年記念、臺大組織規程修法實錄：臺大憲法修,修,修。
5. 學術性出版品，包含有系所發行的期刊、教師的著作、研究報告、博碩士論文等。但這類資料入藏與否有不同的主張，主張入藏者係強調大學校史館的重要任務之一是記錄大學學術研究成果，因此應收藏這類出版品，並依系所排架陳列；反對者則認為前述學術出版品，除了在處理上需要運用圖書館學的編目及索引方法，在資料的運用上，讀者是因為報告或論文的研究主題而去圖書館借閱這些資料，鮮少因為它們是那一學系的出版品才予以利用。若要展現校內各單位的學術研究成果，在校史館內只要備有各系所的出版清單，或請圖書館或校史館在線上公用目錄增列系所單位的檢索點便可達到目的（註11）。
6. 校內各系所、單位及社團的非學術性出版品，如：臺大校訊、臺大學生會訊、電影人等，這類資料定期記載所屬團體的活動，因此常是撰寫校史時的主要資料來源，故校史館對該類資料的收藏應力求完整。
7. 師生課外活動或校園運動的文件。在此擬特別強調校史館在收錄校史資料時不應輕忽既非社團出版刊物，亦非公文檔案的學生運動或校園事件的宣言、傳單及連署書等。例如：在民國77年以前臺大學生爭取普選與言論自由陸續發散的資料。至於單純的社團活動的計畫書及節目單，例如：1997台大藝術季節目手冊，若具有特殊時代意義亦應考慮入藏。此外每年學生會會長以及校內各學生社團改選之際，每位候選人無不針對當前校園時事，提出求新求變的政見說明。這些資料是最能活潑地表現大學除了學術活動外重要學習及成長的過程與成果，也是大學最該引以自傲的地方，校史館實在不能沒有收錄。
8. 師生校友的個人文稿（personal papers）及手稿（manuscripts），內容範圍可自上課教材、個人與師生間或專業團體的往來信件、個人自傳類的資料、學生考試卷、到日記雜記等（註12），因為這些文件可提供不同時期各種身份人物的校園生活情形的研究資料。
9. 相片、圖片，這類資料常是大學校史館的收藏重點，一幀幀相片所蘊涵的歷史見證，往往較長篇大論的文章更直接、更有力、更感人。舉凡校園人像、校方行政活動、校園事件、體育活動、上課實景、學生生活、校園景觀、教室實驗室建築物等，都是校史記錄的鏡頭攝獵或筆觸描繪的對象。而相片圖片的資料類型應涵蓋底片、圖畫、卡片、雕版等等。（註13）
10. 影片、錄音帶、錄影帶等視聽資料，可動態記錄校務活動。
11. 剪輯資料。除了產生自校園內的校史資料之外，報章雜誌、學術專論中有關大學人物、活動、事件的重要論文或專訪報導亦應予以掌握。若考慮入藏資料，則須運用圖書館學中剪輯資料的處理技巧；若只考慮掌握來源資訊，則須編輯主題與人名索引。製作剪輯資料時，尚須判斷那些資料是永久收藏，視為校史的一部分；那些資料是針對校園時事所製作的，只短時間供師生解答校園熱門新聞的參考問題，時效一過，資料即行銷毀。
12. 校內建築資料，此類資料亦是大學校史館不容輕忽的庋藏品，此類資料的入藏評定要素計有下列幾項：（註14）

1. 與大學主要功能、各學院及部門具有重要關係的建築物，例如：教室、圖書館、學生活動中心等。
2. 建築物的壽命，例如：早期校園的鐘塔、教堂、大禮堂。
3. 名設計家或工程師的建築作品。
4. 富特定建築型態創意的佳作。
5. 配合校園活動或事件，具有歷史意義的建築物。

13.機讀資料。隨著電腦科技的發展，許多文件經由電腦處理而產生，而且有越來越多的文件資料是直接以電子型態呈現。大學校史館在入藏這些機讀資料時須了解並註記所適用的電腦設備及應用軟體或程式。Pennsylvania State University Archives於1990年9月至1993年6月進行一項電子記錄鑑定計畫，對因應校務行政自動化之後產生的許多電腦檔案進行鑑定，以選擇將那些資料轉入大學檔案館庋藏。在鑑定的過程中，他們所面臨最大的困難在於電腦檔案書面文件的缺乏，以致於許多機讀檔案無法應用，最後只好建議銷毀。（註15）這經驗給予我們在處理機讀資料時很大的警惕。除了電子資料的普及，現在網路發達，網路上的BBS已是校園內的主要的議論廣場，其中有不少攸關校務或校園事件的重要討論，校史館應跟得上資訊社會的腳步，採用適當的方法將其收錄進館藏資源。

　　校史館的檔案政策與圖書館的館藏發展政策具有類似的功能，對內可規範館員收錄、鑑定與銷毀檔案的準則；對外可介紹館藏範圍及特色，以作為爭取或拒絕某些檔案文件入藏的依據。該檔案政策可針對整座校史館，或只對某主題館藏來訂定，其內容可包含：（註16）

1. 該校史館成立的宗旨，或某主題館藏的庋藏目的。
2. 簡介校史館或某主題館藏的歷史，並約略描述其規模及館藏範圍。
3. 概述校史館的館藏主題範圍，及所提供的學術服務內容。
4. 評估該校史館或某主題館藏與其他檔案館或館藏的關係。
5. 指明負責收錄校史檔案文件的單位。
6. 說明現階段與理想中校史館所應涵蓋的館藏深廣度。
7. 記載校史館每一主題館藏的選擇標準，例如：年代、檔案的來源、資料的型態等。
8. 評定校史館或某主題館藏過去與未來的發展方向。

　　檔案工作的第一線是鑑定，係對大批進館的檔案文件進行區分，以確定那些需要永久保存，那些需要保存一段時期，那些可以立即銷毀。（註17）文件鑑定需要對各式文件實質的內涵具有專業的知識，同時要瞭解校史館及其所屬機關的宗旨與任務，以便做出的正確判斷，對校史館員來說是最專精且富挑戰性的領域。在鑑定文件的價值之前，須先評定文件是否具有提供證據（evidence）或資訊（information）的特性；接著再實際評價文件的價值。一般建議鑑定價值的要素有下列五項：行政管理用途、財政價值、法律價值、研究價值，以及檔案價值。（註18）

　　檔案鑑定工作的進行較常出現在三個階段，最主要的時間是發生在文件尚在產出者手上的時候，此時的鑑定工作有助於了解該文件的產生及日後可能被使用的情形，同時亦可掌握文件產生者的其他值得保存的相關文件。第二階段的鑑定工作可能發生在文件接收登錄的時後，這是因為有些文件未經鑑定即送達檔案館處理，或是文件雖已經鑑定，但在登錄時經粗略地評鑑當初的決定時，發現某些文件實在不具保存的價值。而發生在編目階段的鑑定工作，則是屬於非常態的情況，而且此鑑定是針對整宗文件的入藏提出執疑，而非對一份份單一原始文件進行保存建議。（註19）

　　一旦文件經鑑定具有檔案價值，校史館員的下一步工作就是對文件進行類似圖書館對入藏書刊登錄的工作，這項作業在檔案學上稱作「接收」。Society of American Archivists為接收所下的定義是：「與合法權利的移交有關，並使文件和文稿歸檔案機構、文件中心或手稿庫實際看管的行為和程序。」（註20）

　　接收文件的作業計有：確認文件資料，並決定文件所屬的適當文件組（record group）、次文件組（record subgroup），及文件系列（record series）；此外校史館員尚須對接收的文件做登錄的工作，並應寄發原文件單位一份移交記錄，或與文件手稿捐贈者簽訂契據。（註21）而文件登錄的資料項計：收到的時間、文件來源、來源的地址、文件組及次文件組、暫訂文件名稱、文件內容（當文件名稱無法明確表現資料內容時）、文件數量、文件盒的編號及型態、貯藏地點。（註22）

　　文件一經入藏便須進行檔案整理的技術處理，而檔案整理的內涵在於使每份文件在檔案館內都有一個恰當的位置，而且只有此唯一的位置。（註23）Society of American Archivists對整理的定義如下：「整理就是按照所採用的檔案工作原則，尤其是來源原則，在盡可能多的級別上，組織排列檔案、文件和手稿的過程和結果。這種過程通常包括檔案、文件和手稿的包封、貼上標簽和上架，目的在於對這些館藏資料進行形體上或行政管理上的控制，進行基本的鑑別。」（註24）

　　檔案整理的哲學在歐美經過一段時期的發展，已由「事由原則」轉向「來源原則」（provenance）；亦即由按問題整理檔案，轉而依檔案來源，如：政府機關、法人或自然人等，將檔案文件組成一個有機的檔案實體。檔案文件整理時所依循的級別架構不同於圖書館慣用的分類體系，國內提到檔案分類時多是指稱公文檔案的分類，依檔案管理規則第五條至第七條的規定，檔案分類的級別係：類、綱、目、節（註25）；而歐美的檔案館內的級別劃分，則可反映來源原則的哲學：（註26）

　　以下舉一簡單實例，較能清楚了解在所謂來源原則下的檔案整理的級別架構：（註27）

	0/	External Sources of Information about the University
	1/	Board of Regents
	2/	President’s Office
		：
		：
文件組	14/	College of Engineering
次文件組		14/11 Department of Physics
文件系列		14/11/1 Subject File
		14/11/6 Budget File
		14/11/8 Particle Accelerator Laboratory Records
		：
		：

　　檔案在經過整理之後欲提供日後有效利用尚須經過檔案編目的專業處理，編目工作是指編製各種檢索工具，而編目的目的是讓檔案使用者能夠查到檔案文件。（註28）檔案編目與圖書館的書刊編目有很大的不同，而且更艱難。例如：圖書館所收錄的書刊，通常是大量發行，因此圖書館界間發展出合作編目、抄錄編目等技術，以降低編目的作業成本；然而檔案具有唯一性，因此所有的檔案全是需要進行最耗人力的原始編目。（註29）至於編目時須考慮著錄的項目計有：文件組與次文件組的名稱或編號、文件系列的名稱、檔案涵蓋年代、文件數量、附註、庋藏地點、取用限制、取得的日期、對檔案文件的摘要說明。（註30）前述項目中亦再度看出檔案編目的困難，例如：書刊編目時書名採依樣著錄的原則，而檔案編目的「書名」有點類似劃一題名的著錄，全賴校史館員自創；此外檔案編目一定要對檔案進行摘要描述，而摘要的撰寫須在校史館員親自分析檔案內容後才能克盡全功的。

　　談到編目便須指明所依循的編目規則，前面雖然略提檔案文件編目時應著錄的項目，但國內似乎並沒有專門的檔案文件編目規則；英美編目規則（AACR2）第四章雖然規範檔案文件的著錄原則，但是美國一般檔案館習慣採用Steven L. Hensen於1983編輯的Archives, Personal Papers and Manuscripts（1989年修訂）（註31）。此外美國國會圖書館已發展出MARC-AMC（MARC format for Archives and Manuscripts Control）格式，供檔案單位文件整理自動化之用，大學校史館在進行檔案文件編目時，應研究並引進此項技術，以期校史館資料能與圖書館線上公用目錄相整合。以下係Gooderham Acheson手稿的MARC AMC書目記錄：（註32）

　　除了檔案文件的編目工作之外，校史館員亦須編製校史館指南，以及檔案館內各式資料的目錄及索引。校史館指南裡的條目須介紹如下內容：做為條目名稱的文件產生者（可以是機構或個人）、文件數量、文件的起止日期、本文件組與其他文件組有關的文件、文件的範圍及內容、利用限制、文件的來源。（註33）

　　大學校史館是資料的保存單位之一，所有資料保存單位，如：圖書館、檔案館、資料中心等，在資料的保存上皆面臨著影響資料保存壽命的兩類大問題。第一是資料本身依附的媒體所產生的問題，如：紙質、照片及底片的化學特性、錄音帶、錄影帶、磁帶等磁性物質的使用壽命；另一種是外在環境對資料的加害，如：光害、熱、溫度的波動、濕度、蟲害、磁害、資料貯存時的擠壓、火災、水災，以及有意或無意人為的破壞。（註34）大學校史館保存大量的檔案與校史資料，其資料具有唯一的特性，一旦遭受破壞或損毀，很難有彌補的機會，這與圖書館可以再去採購或向其他圖書館商借，有很大的不同。因此校史館在資料的保存上須格外的小心。

　　校史館和圖書館一樣，收藏資料的目的在供眾閱覽使用，只是在供眾閱覽的方式上較圖書館封閉。校史資料具唯一性，在閱覽方式上大抵不得外借，只能於館內閱覽。即便在館內閱覽，又須考慮資料內容的特殊性，譬如尚未解密的檔案，或涉及個人隱私暫不得公開的手稿，更須採限閱政策。加拿大University of Alberta的校史館有一25年的限閱原則,同時該國亦有Freedom of Information and Protection of Privacy Act (FOIPP)作為資訊公開與隱私權保護的依循準則。（註35）澳洲的Freedom of Information Act亦提供檔案館在處理資訊公開事宜的參考。（註36）國內實宜儘速通過相關的法令，讓檔案館經營者在制定閱覽政策時能有所依循。

　　大學校史館的館藏資料的來源主要是靠校內各單位的移轉、呈繳，以及個人的捐贈，因此校史館藉由推廣服務來吸引及教育潛在讀者，並與校內各單位及成員建立良好的公共關係，可以廣開校史館資料來源的途徑。一般校史館可進行的推廣服務項目與圖書館類似，計有：舉辦校史館珍藏品的展覽、出版校史館簡介、安排校史館參觀活動、演講、放映視聽資料、校史館利用指導、請教授於課堂出利用校史館資源的習作等等。（註37）

　　歷史並不全然都被書寫下來，大學校史館在保存大學記憶的方法上若忽略口述歷史，則會遺漏許多珍貴的史實。所謂口述歷史，是指以錄音訪談方式蒐集口傳記憶以及具有歷史意義的個人觀點。口述歷史訪談指的是一位準備完善的訪談者，向受訪者提出問題，並且以錄音或錄影記錄下彼此的問與答。訪談的錄音（影）帶經過製作抄本、摘要、列出索引這些程序後，儲存在圖書館或檔案館，（註38）以供後人研究利用。探訪口述歷史是當重要事件的史料在質量不足，或不同觀點收錄比重不一時才須考慮進行的。惟口述歷史不宜過早進行，以免口述者因外來的壓力而導致歪曲事實的現象。（註39）

　　擁有特藏資料的圖書館基於保護原始資料的不被破壞，及促使更多的讀者利用，會將這些特藏資料掃描成電子形式，以壓製成光碟片發行或是放在網路上供人使用。校史檔案除了珍貴史料之外，其檔案文件等資料是要供作行政、研究、教學所用，因此將珍貴校史資料掃描成電子形式，或將校史檔案的書目資料架在大學的WWW站上供人查尋，已是普遍的趨勢。美國University of Notre Dame的電子校史館網站，除了可點選所要查尋的詞彙外，更進一步做到如圖書館的線上目錄，可由使用者輸入所要查尋的字詞來檢索校史檔案資料。（註40）