網路化會議資訊型態探析

The Study of Conference Information Style on the Internet

宋雪芳 Sheue-Fang Song

淡江大學教育資料科學系

Lecturer, Department of Educational Media Science.

TamKang University

【摘要】

網路世代圖書館不是以擁有多少館藏自限，而是以透過最佳管道提供讀者快、好、完整的資訊為標的。網路生活化的今日，整體的會議資訊由即將召開的會議資訊到會議記錄、會議論文集的出版及徵集皆可透過網路電子傳訊獲得。以往被視為灰色文獻的會議文獻產生新的傳播模式，大異於以往灰色文獻的傳播型態。有感國內甚少人論及會議文獻的種種，特著此文就其在網路上傳播的資訊型態與狀況論述之。

【Abstract】

The Internet changes the libraries. Today “Access is over ownership” becomes libraries goal. Conference literature is one of Grey literatures, which includes forthcoming and post-coming conference contents available on Internet. This paper is to describe that can be used as an instructional or tutorial tool for the identification and verification of conference process and conference literature on the Internet.

關鍵詞：會議；會議論文集；灰色文獻

Keywords：Conference; Proceedings; Grey literature

　

一、前言

網路的發展加速了資訊的產生、傳佈與使用。傳統圖書期刊的出版速率已無法滿足網路世代講究即時的讀者。一般學術界及商界人士認為會議是傳播最新研發資訊相當直接快速的途徑。參與會議可以讓他們得到最新﹑最詳細的資訊，與從事特定主題研究的專家面對面溝通，並可獲得最直接的建議與討論；即使無法參與也希望能獲知會議的資訊內容。所以會議資訊成為讀者尋求最新資訊的途徑之一，在圖書館雖然蒐集不多卻不容忽視。從1895年全球只有3個國際會議(註1)到今日以IEEE之下的一個電腦分會(IEEE Computer Society) 單就一個月(1999年10月) 即舉辦18個會議(註2)一年約有200多個會議，整個世界的會議量就更驚人了。除了會議的數量增多，會議論文的發表量也大幅增加，如美國機械工程學會(ASME)於加拿大召開五天的會議即有25種會議論文集，600多個討論議題(註3)。以往圖書館往往不易掌握各界開會資訊；即使知道開會消息也不容易拿到會議資訊，因為只有與會者才拿得到資訊。在會議文獻很難控制的情況下，電腦技術的提昇，網路的發達讓Internet上出現了大量會議資訊。包括即將召開會議的資訊、會議徵文、會議議程、會後記錄、會議論文集等處處可見蹤跡。讓這曾是令圖書館員頭痛的灰色文獻逐漸呈現透明化。

雖然會議資訊對圖書館的讀者相當重要，也是參考服務常被諮詢的問題。但是許多圖書館系的學生在接受四年的圖書館學訓練中，有參加過會議經驗的微乎其微；畢業後從事圖書館基層工作，參與大型會議的機率也不高；有參加國際會議經驗的，更是許多圖書館員一生中少有的經驗。所以對會議的形成、程序及中英文會議專有名詞多不甚了解，在尋求這方面資料時會產生知識上及語言(multi-lingual problem)上的隔閡，在從事參考服務諮詢時尋求會議資訊會有學科、會議知識與語言三層隔閡。本文就會議的形成及網路上會議資訊型態及其相關資訊作一探析。

二、會議定義及其流程

會議名稱常視其舉行的目的、方式與主辦單位而有不同的稱謂，並產生不同形態的出版品。一般會議名稱有 Conference(s), Colloquium (Colloquia), Congress(es), Convention(s), Discussion(s), Festival(s), Institute(s), Meeting(s), Roundtable(s), Session(s), Seminar(s), Symposium(Symposia), Summer School(s), Teach-in(s), Training Course(s), Workshop(s)等。會議型態大小不一各有所長，如Conferences多指較大型(Large)會議；而Workshops則指較小型(Small)但有很高的互動( highly interactive)溝通。一般學會多以Conferences & Conventions為會議總稱，來含蓋一切大小會議。若依會議性質導向來分類則有工業導向會議(Industry-oriented conferences)；有技術導向會議(Technical-oriented conferences)；以及學術導向會議(Scholar-oriented conferences)(註4)。當然會議還包括一些正副委員會(committee and subcommittee)、工作群(Working Group)及論壇(Forum)等型式的會議。

一個完整的會議議程大約含蓋下列幾個重點活動，如下範例：

  1. 報到(Registration)：一般為時30-40分鐘，供與會人士報到及領取會議資料。
  2. 會員大會(Plenary session)：許多會議是由學會或協會所召集的，以會員為基本成員。所以有會員大會單元，報告該會的會務、宣佈重要訊息或選舉理監事。
  3. 大會致歡迎詞(Welcome)：由大會主席(Chair)致歡迎詞。
  4. 致開幕詞(Opening Remarks)：宣佈會議正式開始，有時會要請貴賓致詞。
  5. 專題演講(Keynote Address /Speech/Presentation)：邀請著名或很重要的講員(Keynote/Invited Speakers)做專題演講(Invited address/lecture)。
  6. 茶敘時間 (Coffee Break)：為中場休息時間，一般備有咖啡茶點招待。約15-30分鐘，是與會人士私下溝通討論的最佳時間及空間。
  7. 論文發表(Paper session)：會議中最重要的是論文發表。同一時段有時只有一個場次；有時分多個場地(次) (Concurrent Session) 、不同議題、不同地點，供與會人士依其需要、意願選擇議題場次參加，每個場次有一個主持人(chair)及多位講員。
  8. 研討會或討論會(Workshop/Panel Discussion)：就預定議題，由數位辯論者在聽眾前進行演說及討論。有時採圓桌會議(Roundtable Session)方式，針對主要論題與講員面對面作更深入的探討溝通。一般的午餐會議(Lunch Meeting)多採此種方式。以1999年WebNet 會議為例，長達一小時的討論會首先由3-5位學者擔任引言人(包括主持人)提出他們的論點看法，其後留下至少一半的時間給參與討論會的與會人士一起討論(註5)。
  9. 午餐時間(Lunch Break)：中午餐敘約1-1.5小時，也是與會人士私下溝通的好時段。
  10. 展示與展覽(Poster & Demo Booths Open)：Demo 一般是邀請外面商業機構參與展示商品(Exhibition/Exposition)，Poster 則是由非商業人士展示其研發的工程軟體或個案研究。Poster Session在會議期間持續開放展示。展示方式有分傳統展示方式(Traditional poster)、視聽展示(Video-display poster)及網路展示(Web poster)。並有專人帶領(Tutorials)參觀展覽。這些展示與展覽都需付費給主辦單位。以1998年第三屆WWW全球網路年會(WebNet)會場展覽區為例，每10' x 10'的展覽空間(exhibit booth space) 即索價美金$795元(註6)。
  11. 論文發表(Paper Session)：同7。
  12. 中場休息(Break)：下午茶敘，同6。
  13. 研討會或討論會(Workshop/Panel)：同8，一般於下午或最後一場次會舉行綜合討論，是針對整體會議議題作綜合性討論。
  14. 歡迎會及展示發表會(Reception & Poster Presentations)：若為多日議程，往往會在晚上舉辦晚宴歡迎會(Banquet)及展示發表會。展示發表是因為許多國際會議發表論文數相當龐大，在會期中無法讓所有論文作者上台宣讀自己的論文，所以部份論文採海報展示方式。海報呈現有時採圖像呈現(Graphic Presentation)或文字呈現，兩者都採同儕評核方式(Peer-reviewed qualifying system)進行。
  15. 置閉幕詞(Closing Remarks)：閉幕式由主席主持，會有貴賓蒞臨致詞，為整個會議畫下休止符。

會議程序是相當具彈性，時間的安排完全視主辦單位而訂。會議議程上報告論文，以Web Society 的年會WebNet 為例，正式論文(Full Paper)宣讀為25分鐘，短文(Short paper)為15分鐘，討論會(Panels)約1-1.5小時，展示(Demonstrations/Posters)有 2小時，導覽或研習會(Tutorials & Workshops)為3 至6小時(註7)。又如國際核子資訊

學會1999年7月6-8日舉行的年會第一天即分為下列幾個Session(註8)：

時間因會議會期長短、主辦單位及會議性質而有所差異。也許上述這些中英文資訊對學者或圖書館的上位者而言，是相當平常的生活經驗；但對許多真正從事基層圖書館徵集、編目、參考的館員而言，卻是似認識又不甚熟悉的資訊。

三、網路上的會議資訊

會議文獻分佈過廣﹑出版不定期一直是圖書館與讀者公認最難尋求完整的灰色文獻(Gray literature)之一。一般圖書館大多無法對會議文獻作特別的徵集。目前全球致力於會議文獻資料的整理工作最著名的是英國國家圖書館租借處(British Library Lending Division)，在1978年即可滿足讀者一年十七萬次會議文獻的需求 (註9)；BLLD 出版有Index of Conference Proceedings Received；現在網路版Inside Web中有七萬多種會議論文集，且其中每個會議的每篇會議論文都可檢索並透過該網徵集全文(註10)。另有一些書商﹑組織也投入編製工具書﹑資料庫。常用的會議文獻書目、索引工具書有Data Courier 的Conference paper index； Bibliographic Guide to Conference Publications；Interdok 的Directory of Published Proceedings; ISI 的Index to Scientific and Technical Proceedings；Macmillan 的 World Meetings；等都是很重要的參考工具。又如EI Village中的Ei CompendexWeb提供各項研討會及會議所發表的新知、工程期刊文獻及技術報告(註11);如OCLC所建立整合性的資料庫FirstSearch，其中會議資料庫Proceedings First自1993年10月起每年二十四次更新所收集會議記錄，提供世界各地會議論文的內容目次 (註12)；另有Paper First則提供世界各地會議論文報告資料(註13)；WorldCat中有各國圖書館收錄的會議文獻, EventLine也含有全球會議、展示消息(註14)。另外國際百科(Dialog)的第65號資料庫是Inside Conferences, 第165號是EvenLine；CARL的 Uncover是世界上最先提供期刊目次檢索及提供原文服務的資料庫，其中也收錄許多會議論文集的資料(註15)。如亞馬遜網路商店(Amazon) 出售兩萬多種會議相關出版品的資訊，如非洲會議論文索引Africana Conference Paper Index / J. H. Melville / Hardcover / Published 1982 售價$189.00；或會議論文集1989 Lectures in Complex Systems : The Proceedings of the 1989 Complex Systems Summer School Santa Fe, New Mexico June, 1989 /Erica Jen(Editor)/ Hardcover/Published 1990 售價$57.00等(註16)。

上述紙本式工具雖有收錄即將召開的會議資訊，但終因時間障礙(Time Lag)比較偏向會議記錄、會議論文集的徵集。在時效上不及直接由網路上﹑由主辦單位獲得消息來得直接快速且免費。網路上傳播會議資訊的網頁相當多，這些網頁提供下列資訊：

  1. 即將召開會議的資訊(Forthcoming/future conference)：提供會議主題﹑時間、地點、參與者、使用語言、行程規劃﹑註冊訊息(含報名表格、報名費﹑提前優惠報名表格、住宿訊息、托嬰問題、食的安排、交通運輸﹑當地旅遊、展覽。以及科技專業性行程如演講、主題討論、一般性討論及其意見表、徵求廣告、徵摘要﹑徵稿表格等資訊。
  2. 會後資訊(Past/ Post-coming conference)：如會議摘要、會議議程、會議論文集﹑演講稿﹑建議討論提案、會後問卷調查表等。
  3. 線上會議資料庫：目前網路上除了有許多商業性的會議文獻資料庫整合了上述1、2的資訊。還有許多學會也將會議資料做成線上資料庫如美國航太學會會議論文引証資料庫(AIAA Meeting Papers Searchable Citation Database)即是一例。其資料將詳述於下。

四、網路上的會前資訊(Forthcoming/Future Conference)

會議的前置作業(Program Planning/Development)是非常耗時費事的工作，要完成一個完善的會議需經事前周詳的規劃。所以一般都會先設置籌備委員會進行會議的籌備、論文的徵集事宜、與會人士報名程序及會場的設置等。將之詳述如下：

  1. 會議籌備委員會：要召開會議之前須先設置會議籌備小組。大多採臨時性設置，會後小組即解構；有些單位則採長久性設置：
  1. 常設主辦會議部門：常設會議部門者以經常主辦會議的學會為多，如美國土木工程學會ASCE(American Society of Civil Engineers)的會議展覽部(Conference & Expositions Department)設有管理人員(Program Development Manager)其應徵人才的條件是土木相關工程學士，十年以上專業工作經驗。主要工作是開發會議議程及會期中在職專業教育計劃，宣傳、組織技術性議程(Technical Program)；管理會議議程、備忘錄文件、研究報告，執行決策案等。另有展覽負責人員負責展覽事宜(註17)。
  2. 臨時籌備委員會：一般會議都先成立籌備委員會(Conference committee)並設主席及副主席(Conference chair/vice chair)，再設議程委員會及其主任委員、副主任委員(Program committee and chair/vice chair)等從事整個議程籌備工作，甚至擬出審查論文專業名單(List of Reviewers)，並設有宣傳部門等(Publicity committee)。如IEEE Computer Society即是此種架構。其下設有議程部(Program Boards)、會議及導覽部(Conference & Tutorials Board)、秘書(Secretary)、會計(Treasurer)、志工服務部(Director of Volunteer Services)等工作人員(註18)，共同推動會議的籌備工作。
  1. 論文呈繳程序(Submission Procedure)：召開會議之前首先會有徵稿(Call for Abstracts/Papers/Presentations)活動，提供呈現表格(Proposal to present form, PTP)給投稿者，內容詳細說明寫作格式、規定，包括題名(Paper Title)、論文簡述(Brief description of paper)、摘要(Abstract)、及關鍵字的寫法。並要求註明是投稿上台宣讀報告部分(Lecture session)或展示部份(Poster sessions)。有些會議單位甚至將之封包成Author’s Kit，從註冊、付論文發表費表格、版權表格等多種表格，到如何準備草稿(How to prepare a draft paper)、如何準備完稿(How to prepare the final manuscript)、如何準備會議呈現(How to prepare a conference presentation)等都有一系列的說明[註19]。現在一般投搞可採用一般程序(General Procedure)、電子郵件(e-mail Submission)或網路(WWW Submission)投稿。PTP中有幾個重要的日期(Important dates)常被特別標示出來：
  1. 摘要截稿日期(Abstract submission deadline)：會議徵稿初期，只要求作者提供摘要或大綱以利初步審查。
  2. 公告被錄用稿件日期(Notification of acceptance)：作者所提摘要，經初步審核後，會於特定時間公布那些論文被接受。論文被接受的作者即可開始著手寫論文。

    3. 論文截稿日期(Full paper due)：被接受的作者需於論文截稿日前送交稿件，否則視同放棄。

  3. 審稿截止日(Cooperative review ends)：稿件由主辦單位收齊整理後送交各研討會主席轉送所屬專家審查。專家需在此審稿截止日前交回大會。
  1. 12月及1月開始徵稿
  2. 4月10日截稿
  3. 4月17日將稿子整理送交各研討會主席轉送所屬專家審查。
  4. 8月10日審查人員送回稿件修正。
  5. 10月10日由各研討會主席送回學會。
  1. 報名資訊(Registration Information)：報名的訊息包括報名表格(Registration Form)、報名費(Registration Fees)﹑提前報名表情(Pre-registration form)、住宿(Hotel information / Lodging reservation)、膳食(Meals)、會場(Venue)、旅遊交通(Travel arrangement)、地圖(Useful maps)及特別訂機優待(Special airfares)、托嬰問題(Day Care)、展覽(Exhibition)等。IEEE特別設了一個服務與會人士的網頁(Travel & Conference management services)從報名到護照、匯率、氣象資訊、地圖…等一切雜事資訊完全服務(註20)。

    2. 其中有關參與會議者(Attendees)的報名費(Registration fees)部份，一般分為會員、非會員及學生會員等三種；又分指定日期前註冊(Advance registration)與指定日期後報名費有所不同，甚至當場報名(On-Site)也有不同費用。。報名方式又分線上報名(Online Conference Registration)及非線上報名(Offline Conference Registration)。例如1998年國際電腦設計會議的報名費(International Conference on Computer Design, Austin, Texas, USA, 4-7 October 1998 Registration Fees) 規定為例，可見一斑：

    期限

    		 Received by September 11, 1998 After September 11, 1998
    會員(IEEE Member )

    $350

    $420
    非會員(Non-Member)

    $445

    $535
    學生(Full-time Student)

    $125

    $155

    　
  2. 會場(Venue)：一般會場都設在主辦單位所在地，如大學、研究機構或學會的演講廳或會議廳(Main Lecture Hall/ Convention or Conference center)，有些則借用大飯店、旅遊中心場地。但由於全球會議的日趨頻繁，所以許多國家、機構甚至飯店中都設有會議中心, 如 英國物理研究院的魯勒佛德會議中心(Rutherford Conference Center, The Institute of Physics, London)；伯明罕的國際會議中心(International Convention Center, Birmingham)；法國尼斯的Acropolis Convention Center – Rhodes Area, Nice, France ；日本的Kyoto International Conference Hall，Japan；新加坡的Singapore International Convention & Exhibition Center；美國的George R. Brown Convention Center, Houston Texas；Baltimore Convention Center, Maryland；Los Angeles Convention Center, CA； Monterey Convention Center, CA；Anaheim Convention Center, CA； San Jose Convention Center, CA等。

一個會議形成的程序由會議程序的需求(Session Request)、評估會議可行性行(Retreat)、負責人的確定(Session Chair Appointment)、徵稿(Call for Papers)、整個議程安排到底定(Session Scheduling、Session Program Schedule and Information)到整個會議的進行(At the Meeting)是個繁複的過程，所以有些學會訂有整個學會如何舉辦會議的須知手冊，如Technical Meeting Handbook (TMH) A planning guide for conferences, symposiums, and workshops；Publishing your Proceedings with CS Press Technical Meeting Request Forms (TMRF)； TMRF for workshops with less than 100 attendees；TMRF for conferences with more than 100 attendees等提供完整的預算、時間、作法的參考(註21)。

總結有關會議即將召開的會議訊息(forthcoming/future conference) 包括3w(Where、When、Who)意即會議將在何處舉行，何時舉辦，由誰主辦，那些人可參加。即將召開的會議訊息又依其專業性與否分類如下：

  1. 一般資訊(General Information)：會議主題、開會日期、地點、參與者、使用語言、行程規劃；註冊訊息：報名表格、住宿訊息、托嬰問題、食的安排、交通運輸﹑當地旅遊、展覽。
  2. 科技專業性行程(Scientific program)：演講、主題討論、一般性討論及其意見表、徵求廣告、徵稿表格等資訊。

讀者最希望知道何時﹑何地將召開何種與讀者研究相關主題的會議，以便能報名參加或投稿或追蹤獲取新知。這些資訊在當下是非常寶貴的資訊，適時即時的提供對知識學術資訊傳播貢獻非常大；但超過時限這些徵文、報名的資訊即成為過時資料。

五﹑網路上會後資料的印行與資料庫的建置

會後的資訊(Past /PostComing conference) 報告可分為四種(註22)：

  1. 議程(program)：包括會議議程(the schedule of meetings)、與會人士名單(a list of participants)、發表論文名稱(the titles of substantive contributions) ；
  2. 演講(speeches)：一般指開幕式與閉幕式演講(welcoming and keynote speeches)，大多是相關部會政府首長的演說。就科技方面而言對該會議是沒什麼貢獻，但卻可能提供很重要的政策走向消息。
  3. 論文集(papers)：會中所發表的論文，這是會議中很重要的部份，也是大眾所稱的會議記錄文獻(proceeding)。
  4. 建議(recommendations)：會中所提的建議及提案，可作為未來行動參考。

學會提供的服務都已上網處理，大多以postscript、PDF 或 LaTex 格式呈現。讀者可透過網路看到或買到preprint、reprint、summary 的資料。其下舉網路上幾個學會的網路資訊提供以小窺全貌：

(一)、 美國航太學會會議論文引証資料庫(AIAA Meeting Papers Searchable Citation Database)：

http://www.aiaa.org/publications/mp-search.html

(二)、美國微生物學會的會後資訊(American Society for Microbiology, Post-Meeting and Post-Conference Information)

http://www.asmusa.org/mtgsrc/pmpcpag1.htm

(三)、美國化學工程學會的會議檔案(AIChE, Meeting Archive Calendar)

http://www.aiche.org/meeting/archive

(四)、美國機械工程學會(American Society of Mechanical Engineers , ASME)

http://www.asme.org/conf/choices.htm

(五)、美國電子電機工程師學會的會議資料庫(IEEE Conference database, 又名TAG (IEEE Technical Activities Guide).

http://www.ieee.org/conferences/tag/tag.html

(六)、美國電腦學會的線上會議論文集(The World's Computer Society，Conference Proceedings Online)

http://www.computer.org/conferen/proceed/dlproceed.htm

可直接在網路上獲得會議論文集的全文資料。但只限學會會員(Members)具有電子帳號(E-account)者可使用，其他網友則只能使用其摘要。線上可獲得宣讀論文圖文並茂的全文資料(full-text)，但有些作者未附電子檔者則缺如；並有展示論文的摘要(Poster paper/ research exhibits)。例如Proceedings of the Second IEEE Metadata Conference提供List of papers、Author index、Final conference program Search(註29)。

六、結論

美國柯林頓總統的科技顧問約翰吉朋斯(John H. Gibbons)曾說多數人生活在對科技的敬畏與驚嘆中。我們一些習以為常的事，如冰箱的冷飲或快捷的交通工具；許多神奇美妙的事，像是衛星攝影或人工受孕，無論你是視而不見還是心存感激，…我們都是科技革命的受益人。尋常的生活步調正是靠著這些不尋常的創舉，才得以延續不絕(註30)。

網頁中提供完整的會議資訊包括：會議行事曆(Conference Calendar)、徵稿資訊、會議委員會、最後議程(Final Program)、線上/離線註冊(Online/Offline Registration)、會議論文集目次與摘要(Conference Proceedings—Tables of Contents and Abstracts)、完整的會議論文集(Full Conference Proceedings on the Web Site)、會議相關呈現資料(Slides from some of the Presentation)：如論文宣讀者的簡報檔(Power point)、作者索引(Author Index)：可獲得作者全文或摘要資料、論文發表型式(宣讀、研討或專題)及其個人背景通訊資料。並可直接e-mail 給作者。且依著網路檢索功能的快速發展，一般都可依時間(Day & Time)、研究領域(Group/Area)、學門分類(Session Number)、參予者索引(Participant Index)加以瀏覽(Browse)檢索(Search)。這些資訊的徵集在以往對圖書館而言，是耗時費事、事倍功半的服務。今日受惠於網路，灰色的會議資訊豐富的呈現在網頁上，非常適合一些經費有限，無力訂購整合性資料庫查詢會議資訊的專門圖書館。這些會議資訊正藉著網路科技等待館員的感知脈動，主動出擊利用以延續這科技下的資訊。

註 釋

>;

<http://www.ice.org.uk/>;