1.被借走：先確認該書在TULIPS上的狀態是否「可流通」。當書被借出時，狀態會改成 「X月-X日-X年到期」字樣。另外，「遺失」、「報銷」、「撤架書」等狀態的資料，也是不在架上的。

2.在密集書庫：部份較為罕用、體積龐大、版本老舊或書況不佳的資料，現存放於二樓的密集書庫。由於TULIPS的「館藏地」尚未及更正，目前可能仍為「總圖2F人社資料區」，圖書館會在密集書庫整理完畢之後，將館藏地一一改為「總圖二樓密集書庫」。因此在密集書庫尚未開放之前，暫時提供調閱服務，讀者若要借閱此方面資料，就要至服務台填寫調閱申請單，再由館員調出。

3.在其他樓層：例如館藏地為「總圖2F人社資料區」者，有極少數實際存放的地點是1F的人社參考書區、指定參考書室、3F的裝訂期刊區或5F的特藏資料室，這是TULIPS系統更改館藏地的一些例外情形，圖書館會一一予以更正，不過可能需要花費一段時間。

4.被上錯架：常常發現資料被歸錯架或放錯樓層的情形，原因多為讀者順手一放所致。這一點需要籲請各位讀者多多配合，將資料歸回正確的樓層與架位，以免造成其他讀者的不便。找書時，亦請前後左右上下大略找找看，也許會在附近架上找到喔！

5.有其他人正在使用或尚未歸架：閱覽桌上、影印室、書車上是這些資料的可能去處。如果在TULIPS上的狀態為「上架中」就表示此書已歸還，但在上架中，要到各樓層的待上架書車尋找。在此也特別呼籲使用研究小間者，將書攜入研究小間前請務必依規定辦理借書手續，以免造成其他讀者的困擾。

6.遺失：新館的資料來自過去全校各院館與系館，部份資料可能在遷入之前即已遺失。在未進行全面盤點之前，架上找不到的書，經由館員確認之後，會註記「暫時遺失」，以便未來辦理註銷。遺失的書籍讀者可再行介購。

7.其他情形：比如說狀態顯示「在預約書架上」表示此書在一樓流通櫃臺等待預約讀者借閱；或是書的附件，像CD、磁片、錄音帶等，會分開處理，所以若是看到館藏地在一樓流通櫃檯的資料，就表示它不是書，而是CD之類的資料了。